Total cost of ownership (TCO), in italiano costo totale di proprietà o costo totale di possesso, rappresenta il costo totale di possesso della tecnologia in una azienda.
È un approccio sviluppato da Gartner nel 1987, utilizzato per calcolare tutti i costi del ciclo di vita di un'apparecchiatura informatica IT, per l'acquisto, l'installazione, la gestione, la manutenzione e il suo smaltimento (RAEE).
Descrizione
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È opportuno evidenziare che questa metodologia di valutazione dei costi era già in uso nell'ambito dei beni durevoli di largo consumo quali macchinari industriali, mezzi di trasporto e veicoli in genere. Lo sviluppo nel settore IT è stato determinato dalla velocissima obsolescenza HW/SW e dalla conseguente necessità per i grandi utenti di avere attendibili riferimenti di costo. Gli stessi processi di "MAKE or BUY" sono stati trasferiti alle valutazioni di "BUY or RENT". La locazione operativa è diventata l'espressione massima del TCO Management, in cui trovano equilibrio i margini del Locatore/Service Provider e le efficienze/economie di scala che lo stesso locatore è in grado di concretizzare.
L'analisi TCO deve quindi tener conto di:
- costi per l'acquisto dei componenti hardware o software (ricerca del fornitore sul mercato, costi di amministrazione per le ricerche di mercato, costi delle licenze software);
- costi per i servizi connessi al progetto di installazione, in pratica quelli per l'analisi e modellazione, configurazione, formazione, collaudo e messa in avvio: sono spese legate al personale coinvolto, sia quello del fornitore sia degli addetti del cliente coinvolti e impegnati;
- costi per lo sviluppo di personalizzazione degli applicativi implementati dai dipendenti interni;
- costi operativi, legati all'aggiornamento e alla manutenzione e all'esercizio del software; questi costi denominati "costi operativi" comprendono: formazione di personale IT e di end-users, supporto degli end-users nei problemi riscontrati nell'utilizzo della tecnologia, gestione della sicurezza informatica, utilizzo di spazi per ospitare apparecchiature hardware (es. server, mainframe), consumi di energia, costi di connessione Internet, costi derivanti dal down-time del sistema per malfunzionamenti o errori degli end-users;
- costi legati alla dismissione del sistema (smantellamento delle apparecchiature hardware, eliminazione dei cavi portanti delle reti LAN).
L'approccio TCO è basato sulla considerazione che il costo totale di utilizzo di un'apparecchiatura IT non dipende solo dai costi di acquisto, ma anche dai tutti i costi che intervengono durante l'intera vita di esercizio dello strumento.
I costi connessi alla stessa formulazione del TCO, che rientrano allo stesso modo nel TCO sono abbastanza rilevanti, dunque tale metodo viene spesso utilizzato solo da grandi aziende, in cui l'IT rappresenta una variabile strategica rilevante.
Il TCO è un'analisi statica dei costi di esercizio di un'apparecchiatura: esso quindi non tiene conto di eventuali ritorni dovuti all'investimento in innovazione, del risparmio operativo, delle nuove mansioni create; dunque il TCO monitorando solamente i costi non può essere usato in fase di analisi strategica degli investimenti.
Il TCO, anche se nato nell'ambito dell'IT, trova applicazione in qualsiasi altro campo, laddove sia possibile registrare i costi di esercizio di una determinata funzione aziendale.
Il TCO si presenta come un metodo ottimo per misurare i costi totali, identificando tutte le spese, in termini chiari e facilmente misurabili; ma presenta lo svantaggio di non poter stimarne il valore aziendale complessivo, solitamente viene utilizzato come unico strumento di analisi tralasciando altri sistemi più importanti, senza valorizzare altri tipi di benefici più difficili da misurare e più controversi.
